Kako sam rešio svoj problem sa e-mail (ne)organizacijom

U jednom trenutku, ne mogu da odredim tačan datum – desilo se i meni. Kada se to desi, čini se da je na brzinu, ali simptomi su tu sve vreme, jako dugo. PST od 30GB, 100+ mailova dnevno, višeminutna pretraga mailbox-a za svaku pojedinačnu pretragu, 300+ nepročitanih poruka u svakom trenutku, često govorim ljudima „ajde mi opet pošalji“ i još hiljadu sitnica. Došao sam do tačke kada mi mail komunikacija apsolutno ništa nije značila.

Dugo mi je trebalo, ali probao sam da pristupim problemu pragmatično i čvrsto sam rešio da ga trajno rešim. Ipak, postoji mnogo ljudi koji sa mnogo većim prometom poruka umeju dobro da se organizuju.

Sveo sam svoj problem na nekoliko tačaka:

  1. Nemam sinhronizovanu poštu na svim uređajima
  2. Na previše sam mailing lista, imam previše pošte zbog koje propuštam važne poruke
  3. Imam previše pošte
  4. Imam frustraciju od mailova

Lično sam odgovoran za to što nemam sinhronizovanu poštu na svim uređajima. Čovek mora da shvati kada prevaziđe neku tehnologiju i da se odvaži da proba nešto novo. Već dugo koristim četiri uređaja na kojima čitam/pišem mailove: desktop na poslu, laptop, tablet i smartphone. POP sam ukinuo odavno, IMAP se dugo držao, ali ja sam postao baš gramziv – hoću na svim uređajima sve: mail, kalendar i kontakte. I onda mi je Microsoft Exchange pomogao da rešim sve. Pošto bi implementacija u firmi koštala prilično, odlučio sam se za Hosted Exchange rešenje i to je jednostavno radilo. Zavoleo sam ActiveSync protokol jer mi je omogućio da se sinhronizujem sa 4 različite platforme (Windows, Mac OS, WP8, iOS).

I šta sada? Samo imam sve te mailove svuda, promet je i dalje isti. Shvatio sam da sam „pretplaćen“ na previše mail grupa, uredno sam se odjavio sa svih lista koje već dugo ne čitam i već sam smanjio mail protok. MS Exchange mi je omogućio da iz Outlook-a direktno pravim server-side pravila, da smeštam u namenski kreiran folder sve ostale mail grupe, one koje čitam, ali koje realno nisu hitne. Prilično lako sam došao do toga da imam oko 50 mailova dnevno i to većinom onih koji su zaista upućeni meni.

Dalje, mailbox mi je 30GB – potpuno nepotrebno… Arhivirao sam sve mailove osim one u tekućoj i prošloj godini i sada funkcionišem lagano, sa optimalnim brojem mailova. Ako mi ikada zatreba mail stariji od dve godine, lako ću da ga pronađem na serveru i da rešim tu situaciju. Interesantno je da mi je ova intervencija donela veliko olakšanje iako su mailovi iz 2002. godine bili praktično nevidljivi za mene i dok su bili u mailboxu.

Najteže sam ostavio za kraj. Pre nego što sam rešio da stvari popravim – počeo sam da mrzim mail, mrzim onu boldovanu brojku između zagrada koja nekontrolisano raste, ljutim se kada mi neko kaže „pa poslao sam ti“, ne podnosim kada čujem onaj zvuk i vidim poruku na displeju i sve što je vezano za to. Tu nema tehničkog rešenja. Morao sam da uradim nešto na sebi. Čitao sam razne članke koji su bili od pomoći, nešto sam kombinovao i na kraju shvatio neke osnovne koncepte:

  • Mail nije način da organizujem poslovne zadatke iako je dobro organizovan mail vrlo važan za organizaciju posla. Mail može da bude dobar dodatak servisu kao što je Asana ili Trello koji zaista pomaže da se stvari ne ispuste;
  • Nije ništa strašno ako neki mail obrišem ponekad;
  • SPAM nije samo od spam provajdera (njih Bizmail automatski rešava), spam je sav onaj mail za koji me baš briga i ne moram da ga čitam;
  • Ako napravim rutinu lakše i efikasnije upravljam porukama – (3-4 ciklusa dnevno za „hendlovanje“ mail-a je dobar početak)
  • Na mail ne moram da odgovaram istog trenutka, to nije koncept.

I eto mene sada, mnogo meseci posle, bez stresa pišem o ovom problemu – možda to znači da sam ga stvarno i rešio.

Pozdrav, Nikola

Koristan link: www.bizmail.rs

Ako vam se vest učinila zanimljivom razmislite o tome da napišete komentar ili je podelite sa svojim prijateljima na društvenim mrežama.

1 komentara

Uključi se u diskusiju
  1. Marko86 Datum: 20/12/2013

    Odlican tekst, hvala puno Nikola!

Imaš komentar?